Die meisten KMU machen beim Thema KI und Datenschutz einen von zwei Fehlern: Sie kopieren alles bedenkenlos ins Tool, oder sie verbieten KI gleich ganz. Beides ist unnötig. Das Schweizer Datenschutzgesetz ist strenger als viele denken und erlaubt mehr, als viele befürchten. Man muss nur wissen, wo die Linien verlaufen.
Vorweg zur Einordnung: Das hier ist eine praktische Orientierung aus unserer Arbeit mit KMU, kein Rechtsgutachten. Für den Einzelfall, besonders bei Berufsgeheimnissen, gehört eine Fachperson dazu.
Die gute Nachricht: Für den Alltag reicht eine Ampel mit drei Farben. Vorher aber die eine Unterscheidung, an der alles hängt.
Die Unterscheidung, die alles einfacher macht
Massgebend ist das neue Datenschutzgesetz, abgekürzt nDSG: das totalrevidierte Schweizer Datenschutzgesetz, in Kraft seit September 2023. Nicht zu verwechseln mit der DSGVO, dem Datenschutzrecht der EU. Das nDSG schützt nicht «Daten». Es schützt Personendaten: alle Angaben, die sich einer bestimmten oder bestimmbaren Person zuordnen lassen. Der Name deines Kunden. Die Mailadresse der Bewerberin. Das Gehalt deines Mitarbeiters.
Was keine Personendaten sind, fällt gar nicht unter dieses Gesetz. Deine Preiskalkulation, dein Prozessbeschrieb, dein Entwurf für die neue Website: Da redet dir das Datenschutzrecht nicht rein. Da geht es höchstens um Geschäftsgeheimnisse, dazu weiter unten.
Eine Stufe schärfer geschützt sind besonders schützenswerte Personendaten: Gesundheit, religiöse und politische Ansichten, Betreibungen, biometrische Daten und Ähnliches. Merken musst du dir nur: Sobald so etwas im Spiel ist, gilt rot.
Die Ampel für den Alltag
Grün: kann ins KI-Tool
Alles ohne Personenbezug und ohne Geheimnischarakter. Texte entwerfen, Abläufe beschreiben, allgemeine Fragen stellen, öffentlich zugängliche Informationen verarbeiten, anonymisierte Fälle durchspielen. «Schreib mir eine Antwort auf eine Reklamation wegen Lieferverzug» braucht keinen Kundennamen, um zu funktionieren.
Das deckt in der Praxis den grössten Teil der Alltagsnutzung ab. Die häufigste sichere KI-Nutzung ist die, bei der die Person in deinem Prompt gar nicht vorkommt.
Gelb: geht, aber nur mit den richtigen Einstellungen
Personendaten in ein KI-Tool zu geben ist nicht verboten. Es gelten die gleichen Regeln wie bei jedem anderen Auftragsverarbeiter, etwa deinem Buchhaltungsprogramm in der Cloud. Die praktischen Anforderungen:
- Business- oder Team-Version statt Gratis-Konto. Entscheidend ist die Zusicherung des Anbieters, deine Eingaben nicht für das Training seiner Modelle zu verwenden. In den Gratis-Versionen ist das Training oft standardmässig aktiv.
- Vertrag zur Auftragsbearbeitung mit dem Anbieter (bei Business-Angeboten üblicherweise Teil der Vertragsdokumente).
- Klarheit, wo die Daten landen. Übermittlung ins Ausland ist zulässig in Länder mit angemessenem Schutzniveau; für US-Anbieter läuft das über deren Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder über Standardvertragsklauseln. Klingt technisch, ist aber in der Regel ein Blick in die Vertragsunterlagen des Anbieters.
- Transparenz: Deine Datenschutzerklärung sollte abbilden, dass du solche Werkzeuge einsetzt.
Und immer, unabhängig vom Vertrag: nur so viele Personendaten wie nötig. Wenn der Vorname für die Aufgabe reicht, braucht es den Nachnamen nicht. Wenn «ein Kunde aus der Baubranche» reicht, braucht es gar keinen Namen. Anonymisieren ist die eleganteste Rechtskonformität: Was die KI nicht bekommt, kann nicht abfliessen.
Rot: gehört nicht ins Tool
Drei Kategorien, ohne Wenn und Aber:
Erstens besonders schützenswerte Personendaten, siehe oben. Gesundheitsdaten von Mitarbeitenden, Betreibungsauskünfte von Kunden, alles in dieser Liga.
Zweitens alles, was unter ein Berufsgeheimnis fällt. Ärzte, Anwälte, Treuhänder mit entsprechenden Mandaten: Das Berufsgeheimnis aus dem Strafgesetzbuch ist strenger als das nDSG, und ein Verstoss ist strafbar. Hier braucht es Speziallösungen und Fachberatung, keine Standard-Chatbots.
Drittens fremde Geschäftsgeheimnisse, die dir unter Vertraulichkeit anvertraut wurden. Die Kalkulation deines Kunden, die dir für ein Projekt vorliegt, ist nicht deine, um sie in ein Tool zu laden. Bei den eigenen Geschäftsgeheimnissen entscheidest du selbst, aber mit der gleichen Sorgfalt wie bei jedem Cloud-Dienst: sensible Kronjuwelen nur in Umgebungen, deren Vertragsbedingungen du kennst.
Was das für deine Firma konkret heisst
Wenn du Mitarbeitende hast, ist die wichtigste Massnahme keine technische, sondern eine organisatorische: eine einfache, schriftliche Regel. Nicht zwanzig Seiten Weisung, eine Seite reicht. Welche Tools sind erlaubt, mit welchen Konten, und die Ampel dazu. Ohne diese Regel entsteht Schatten-KI: Mitarbeitende nutzen private Gratis-Konten für Firmendaten, weil niemand etwas anderes gesagt hat. Das ist der häufigste reale Datenschutzvorfall mit KI in KMU, und er passiert nicht aus Böswilligkeit, sondern aus Schweigen der Chefetage.
Die Kurzfassung für deine eine Seite:
- Erlaubte Tools und Konten benennen (Business-Versionen, Training deaktiviert)
- Grün/Gelb/Rot-Ampel rein, mit zwei Beispielen pro Farbe aus eurem Alltag
- Grundsatz: anonymisieren, wo immer möglich
- Eine Ansprechperson für Zweifelsfälle
Damit bist du weiter als die meisten. Nicht weil du alles verboten hast, sondern weil alle wissen, was gilt.
Ein Hinweis zum Schluss: Das Recht in diesem Bereich bewegt sich, in der EU mit dem AI Act, in der Schweiz mit laufenden Arbeiten an sektoriellen Regeln. Die Ampel oben bleibt davon voraussichtlich unberührt, sie basiert auf Grundsätzen, nicht auf Details. Aber genau deshalb lohnt es sich, informiert zu bleiben, statt einmalig aufgeräumt zu haben. Der Newsletter tut genau das: melden, wenn sich etwas ändert, das dich betrifft. Sonst schweigen wir.