Du brauchst kein KI-Projekt, um mit KI Zeit zu gewinnen. Du brauchst fünf Handgriffe, die du ab Montag anwendest. Ohne Vorwissen, ohne neue Software, ohne Umstellung deiner Firma.
Vor ein paar Wochen sass ich mit einem Unternehmer aus der Region zusammen. Auf seinem Bildschirm: 40 ungelesene Mails, ein halbfertiges Protokoll von der Sitzung am Vortag und eine Offerte, die seit drei Tagen «noch raus muss». Seine Frage war nicht, ob KI etwas für ihn ist. Seine Frage war: «Wo fange ich an, ohne dass es ein Projekt wird?»
Das ist die richtige Frage. Die meisten scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass sie mit dem Grossen anfangen wollen, statt mit dem Naheliegenden.
Hier sind fünf Aufgaben aus dem KMU-Alltag, die ein KI-Assistent wie Claude oder ChatGPT dir ab Montag abnimmt. Für jede bekommst du einen Prompt, den du direkt kopieren kannst.
Eine Regel vorweg: Keine Kundendaten und keine Personendaten in ein KI-Tool kopieren, bevor du weisst, was erlaubt ist. Namen raus oder anonymisieren. Was rechtlich gilt, liest du hier. Mit dieser Regel im Rücken kannst du loslegen.
1. Die Antwort auf die unangenehme Mail
Jeder hat sie im Postfach: die Mail, die du seit Tagen vor dir herschiebst. Eine Reklamation, eine Absage, eine heikle Preisdiskussion. Nicht weil du keine Antwort weisst, sondern weil der Ton stimmen muss.
Gib der KI die Situation und lass sie einen Entwurf machen:
Ich muss auf diese Mail antworten. Kontext: [Situation in zwei Sätzen]. Ich will freundlich bleiben, aber klar sagen, dass [dein Punkt]. Schreib mir einen Entwurf, kurz und ohne Floskeln. Duzen/Siezen: [wählen].
Wichtig: Es ist ein Entwurf. Du liest ihn, passt zwei Sätze an, und die Mail ist nach fünf Minuten draussen statt nach drei Tagen. Der Gewinn ist nicht der Text. Der Gewinn ist, dass die Sache vom Tisch ist.
2. Das Sitzungsprotokoll
Du machst dir in der Sitzung Notizen, Stichworte, halbe Sätze. Daraus ein sauberes Protokoll zu machen, kostet dich 30 bis 45 Minuten, die du nie hast.
Fotografiere deine Handnotizen oder kopiere die Stichworte ins Tool:
Hier sind meine Notizen aus einer Teamsitzung. Mach daraus ein kurzes Protokoll mit drei Teilen: Entschieden, Offen, Wer macht was bis wann. Lass weg, was keine Substanz hat.
Aus 45 Minuten werden fünf. Und das Protokoll kommt am gleichen Tag, nicht am Freitag. Dein Team merkt den Unterschied schneller als du.
3. Die Rohfassung der Offerte
Offerten schreiben heisst in den meisten KMU: die letzte ähnliche Offerte suchen, kopieren, anpassen, hoffen, dass kein alter Kundenname drinsteht. Kennst du?
Besser: Gib der KI eine gute alte Offerte als Vorlage (anonymisiert) und die Eckdaten des neuen Auftrags:
Hier ist eine Beispiel-Offerte von uns [einfügen, Namen entfernt]. Schreib nach gleicher Struktur und im gleichen Ton eine neue Offerte für: [Leistung, Umfang, Preisrahmen, Besonderheiten]. Wo dir Angaben fehlen, setz [KLÄREN] ein.
Der letzte Punkt ist der wichtigste Handgriff im ganzen Artikel: Die KI soll Lücken markieren statt füllen. So bleibt die Offerte deine, und nichts Erfundenes rutscht durch.
4. Das 30-Seiten-Dokument, das du nie liest
Der neue Vertrag vom Lieferanten. Die Weisung vom Verband. Der Bericht, den dir jemand «zur Kenntnis» geschickt hat. Du weisst, dass du ihn lesen solltest. Du weisst auch, dass du es nicht tun wirst.
Lade das Dokument hoch:
Fasse dieses Dokument auf einer halben Seite zusammen. Danach: Welche drei Punkte betreffen eine Firma wie unsere [ein Satz zu deiner Firma] am meisten? Was würdest du vor der Unterschrift klären?
Du entscheidest danach immer noch selbst, ob du die 30 Seiten liest. Aber du entscheidest es wissend, was drinsteht. Das ist der Unterschied zwischen Stapel und Überblick.
5. Der Text für die Stelle, das Inserat, den Post
Stelleninserat, Website-Text, ein Post für LinkedIn: Aufgaben, die liegen bleiben, weil sie nie dringend sind. Bis sie es sind.
Wir sind [Firma, ein Satz]. Wir suchen [Funktion]. Was die Person bei uns anders erlebt als anderswo: [zwei, drei Stichworte]. Schreib ein Inserat, das klingt wie wir und nicht wie jedes andere. Kein Marketing-Deutsch.
Der Trick liegt in den Stichworten zur Firma. Je konkreter dein Input, desto weniger klingt das Resultat nach Vorlage. Die KI liefert die Form. Das, was dich unterscheidet, musst du liefern.
Was diese fünf gemeinsam haben
Schau die Liste nochmals an. Es sind alles Aufgaben, bei denen du das Wissen längst hast und nur die Schreibarbeit bremst. Genau dort ist KI heute stark: Sie macht aus deinem Rohmaterial eine brauchbare Fassung, und du bleibst die Qualitätskontrolle.
Was nicht auf der Liste steht: Entscheidungen. Preise festlegen, Leute einstellen, Verträge unterschreiben. Das bleibt bei dir. KI nimmt dir das Tippen ab, nicht das Denken.
Mein Vorschlag für Montag: Nimm eine der fünf Aufgaben. Nicht alle fünf. Eine, die dich diese Woche sowieso erwartet. Probier den Prompt, pass ihn an deine Firma an, und miss ehrlich, wie viel Zeit es dir spart. Wenn es funktioniert, nimm nächste Woche die zweite.
Und wenn du lieber begleitet startest statt allein: Am KI Apéro in Zug zeigen wir solche Handgriffe live, gratis und ohne Anmeldehürde. Bring deine Aufgabe mit, wir schauen sie gemeinsam an.